Jasny zakres wykonanej pracy
Opisujesz czynności rzeczywiście przeprowadzone przy urządzeniu. Klient widzi, co obejmowała usługa i jakie uwagi przekazałeś.
Cyfrowe protokoły serwisowe – profesjonalna dokumentacja serwisu wysyłana na e-mail klienta
Dokumentacja dla serwisantów HVAC
Cyfrowe protokoły serwisowe.
Twoja praca, czytelnie udokumentowana.
Po przeglądzie lub naprawie klient powinien wiedzieć, co zostało wykonane. W KiedySerwis.pl zapisujesz czynności, użyte części i zalecenia, a podsumowanie usługi wysyłasz na jego e-mail. Historia pozostaje przy urządzeniu.
- Do 10 urządzeń za darmo
- Bez karty płatniczej
- Na telefonie i komputerze
Wykonane praceCzytelny zakres usługi
Użyte częściInformacje po przeglądzie lub naprawie
ZaleceniaUwagi przekazane klientowi
Protokół e-mailPodsumowanie dostępne po wizycie
Dobra usługa zasługuje na dobre podsumowanie
Zostaw klientowi więcej niż informację „serwis wykonany”
Klient nie musi zapamiętywać wszystkich szczegółów rozmowy po wizycie. Protokół serwisowy zbiera wykonane czynności i zalecenia, a Tobie pomaga zachować porządek w historii obsługi.
Informacje przy urządzeniu
Zapisane prace, części i zalecenia pomagają odtworzyć wcześniejszą obsługę przed następnym przeglądem lub naprawą.
Profesjonalne zakończenie wizyty
Klient otrzymuje czytelne podsumowanie na e-mail. Może wrócić do zaleceń, gdy pojawi się pytanie o wykonaną usługę.
Dokumentacja w codziennej pracy
Jak tworzysz cyfrowy protokół serwisowy?
Pracujesz z konkretnym urządzeniem klienta. Po wykonanej usłudze uzupełniasz informacje w panelu i przekazujesz podsumowanie na e-mail.
Znajdujesz urządzenie
Otwierasz dane klienta i urządzenia w panelu. Przed pracą możesz wrócić do zapisanej historii i wcześniejszych zaleceń.
Wykonujesz usługę
Przeprowadzasz przegląd lub naprawę zgodnie z właściwą procedurą. Zapisujesz informacje dotyczące rzeczywiście wykonanych prac.
Uzupełniasz protokół
Dodajesz opis czynności, użyte części, uwagi techniczne i zalecenia. Sprawdzasz dane urządzenia oraz klienta.
Wysyłasz podsumowanie
Przekazujesz protokół na e-mail klienta. Zapisana historia pomaga przygotować się do następnego kontaktu lub wizyty.
Zakres usługi w jednym miejscu
Co zawiera protokół serwisowy w KiedySerwis.pl?
Podsumowanie powstaje z informacji, które uzupełniasz po wykonanej pracy. Pozwala połączyć dane urządzenia z zakresem usługi oraz zaleceniami dla klienta.
- Dane klienta i urządzenia - wiadomo, którego zlecenia dotyczy dokumentacja.
- Wykonane czynności - opis przeglądu, naprawy lub innych przeprowadzonych prac.
- Użyte części - informacje o elementach i materiałach wykorzystanych podczas usługi.
- Uwagi i zalecenia - ważne informacje dotyczące dalszej obsługi urządzenia.
Wprowadzaj rzeczywisty zakres prac i konkretne zalecenia. Czytelność dokumentu zaczyna się od rzetelnego opisu usługi.
Protokół serwisowy
- Klient i urządzenie
- Dane przypisane do wykonanej usługi
- Wykonane czynności
- Opis prac przeprowadzonych podczas wizyty
- Użyte części i materiały
- Informacje o wymienionych elementach
- Uwagi techniczne i zalecenia
- Ustalenia dotyczące dalszej eksploatacji i obsługi
Sprawdź dokumentację na własnym zleceniu
Dodaj urządzenie klienta i zobacz, jak zapisujesz wykonaną usługę w panelu.
Twoje dane także w terenie
Dokumentacja serwisowa z telefonu, tabletu lub komputera
KiedySerwis.pl działa w przeglądarce. Możesz sprawdzić urządzenie przed wyjazdem, uzupełnić informacje po wykonanej pracy i wrócić do nich później w biurze.
- Bez instalowania dodatkowej aplikacji. Logujesz się do Panelu Serwisanta w przeglądarce.
- Informacje pod ręką. Dane urządzenia i zapisane prace są dostępne w jednym systemie.
- Podsumowanie przygotowane po usłudze. Uzupełniasz dokumentację, gdy zakres prac i zalecenia są jeszcze świeżo w pamięci.
Do korzystania z panelu potrzebujesz połączenia z internetem.
Ciągłość obsługi urządzenia
Dziś zapisujesz prace. Przy kolejnej wizycie wracasz do historii.
Co było naprawiane? Jakie części wymieniono? Jakie uwagi zostawiłeś klientowi? Zapisana historia urządzenia pomaga przygotować się do kolejnego zlecenia i nawiązać do wcześniejszych ustaleń.
Przy następnym przeglądzie
Sprawdzasz wcześniejsze wpisy i zalecenia. Nie musisz opierać przygotowania wyłącznie na pamięci lub relacji klienta.
Przy zgłoszeniu usterki
Wracasz do opisu poprzednich prac i użytych części. To dodatkowy kontekst do rozmowy i przygotowania wizyty.
Przy pytaniu o zakres usługi
Możesz odwołać się do zapisanych czynności oraz zaleceń przekazanych w podsumowaniu.
Przy planowaniu dalszej obsługi
Historia pomaga zachować ciągłość informacji. Użyteczność zapisów zależy od ich regularnego i rzetelnego uzupełniania.
Dla serwisantów urządzeń HVAC
Protokoły z przeglądów i napraw w Twojej branży
W jednej bazie prowadzisz różne urządzenia klientów. Dokumentujesz rzeczywiście wykonane usługi i zachowujesz informacje potrzebne do ich dalszej obsługi.
Dokumentacja dopasowana do zakresu usługi. Formularze i dokumenty wymagane przez producenta lub dla określonego rodzaju kontroli prowadzisz zgodnie z właściwymi zasadami. Sam protokół e-mail nie oznacza automatycznie spełnienia wszystkich wymagań dokumentacyjnych.
Obsługa nie kończy się na protokole
Po wizycie zadbaj także o następny termin
Wykonujesz serwis, wysyłasz podsumowanie i aktualizujesz datę przy urządzeniu. Ustawiony interwał oraz wyprzedzenie pozwalają systemowi wyznaczyć kolejne przypomnienie SMS.
Kalendarz wizyt
Zapisujesz terminy uzgodnione z klientem. Dane zleceń i urządzeń pomagają przygotować się do kolejnego dnia pracy.
Poznaj program dla serwisantów →Przypomnienia SMS
Klient otrzymuje informację o zbliżającym się serwisie oraz Twój numer telefonu, aby umówić wizytę.
Sprawdź przypomnienia SMS →Baza urządzeń
Przechowujesz dane klientów, terminy i zapisane prace przy konkretnych urządzeniach, zamiast prowadzić oddzielne notatki.
Zobacz pozostałe możliwości →Najczęstsze pytania
Co warto wiedzieć o cyfrowych protokołach?
Jak klient otrzymuje protokół serwisowy?
Na adres e-mail. Po wykonanej usłudze uzupełniasz dokumentację w Panelu Serwisanta i wysyłasz klientowi czytelne podsumowanie prac oraz zaleceń.
Jakie informacje zapisuję po serwisie?
Dane dotyczące wykonanej usługi: przeprowadzone czynności, użyte części, uwagi techniczne i zalecenia. Informacje wiążesz z konkretnym urządzeniem i klientem.
Czy mogę przygotować dokumentację na telefonie?
Tak. KiedySerwis.pl działa w przeglądarce telefonu, tabletu lub komputera. Nie wymaga instalowania dodatkowej aplikacji. Do pracy z panelem potrzebujesz internetu.
Czy zapisane prace pozostają w historii urządzenia?
Tak. Informacje o wykonanych usługach zapisujesz przy urządzeniu. Możesz wrócić do nich przed następnym przeglądem, naprawą lub kontaktem z klientem.
Czy program nadaje się do różnych urządzeń HVAC?
Tak. W jednym systemie możesz prowadzić kotły gazowe, pompy ciepła i klimatyzację. Dane oraz zapisy serwisowe przypisujesz do konkretnego urządzenia.
Czy protokół zastępuje formularz wymagany przez producenta?
Wymagania dotyczące dokumentacji sprawdzasz dla konkretnego urządzenia i rodzaju usługi. Protokół e-mail pomaga zapisać wykonane prace, ale nie oznacza automatycznego zastąpienia wszystkich wymaganych formularzy.
Czy mogę rozpocząć za darmo?
Tak. Darmowy plan pozwala dodać do 10 urządzeń. Rejestracja nie wymaga podpinania karty płatniczej. Aktualny zakres funkcji i warunki dostępu znajdziesz w cenniku.
Gdzie sprawdzę ceny i pozostałe funkcje?
Aktualne ceny, dostępne okresy dostępu i zakres planów znajdziesz w cenniku KiedySerwis.pl. Pozostałe możliwości panelu opisuje strona programu dla serwisantów.
Zakończ wizytę czytelnym podsumowaniem
Klient widzi, co wykonałeś.
Ty zachowujesz historię.
Dodaj urządzenie, zapisz wykonaną usługę i przekaż klientowi protokół na e-mail. Sprawdź, jak KiedySerwis.pl pomaga uporządkować codzienną dokumentację serwisu.
Do 10 urządzeń w darmowym planie. Bez podpinania karty płatniczej.