Asystent serwisanta, który automatyzuje Twoją pracę i buduje wizerunek.
Regulaminy
Copyright © 2026 KiedySerwis.pl, All rights reserved.
Program dla serwisantów pomp ciepła
Baza urządzeń, automatyczne przypomnienia SMS i cyfrowe protokoły. Wszystko, czego potrzebujesz do organizacji serwisu pomp ciepła, dostępne również z telefonu.
Dla samodzielnych serwisantów i małych zespołów HVAC.
Twój klient wie, kiedy i do kogo zadzwonić.
Kontakt przed kolejnym przeglądem
Lepszy plan na każdy dzień
Dokumentacja wysyłana e-mailem
Dane dostępne w terenie
01 / Codzienna praca
Kolejne modele, różne czynniki chłodnicze i terminy przeglądów. Gdy baza klientów rośnie, informacje rozproszone między notatnikiem, arkuszem i telefonem coraz trudniej utrzymać w porządku.
Bez przypomnienia klient może odezwać się dopiero wtedy, gdy pojawi się problem z ogrzewaniem. Wcześniejszy kontakt ułatwia zaplanowanie wizyty.
Zakres prac w notatniku, zdjęcia w telefonie i dane klienta w arkuszu. Zebranie informacji przed kolejnym wyjazdem zabiera czas.
Monoblok, split, R32, R410A czy R290. Typ urządzenia i dokumentacja producenta mają znaczenie przy planowaniu serwisu.
Excel przechowuje dane, ale bez dodatkowej automatyzacji ktoś musi sprawdzać daty i kontaktować się z klientami.
Przy zmianie serwisanta lub po dłuższej przerwie łatwo przeoczyć wcześniejszą usterkę, wykonane prace i zalecenia.
Klienci słyszą o zakazie R32 i pytają o wymianę pompy. Przydatna jest jasna informacja o ich konkretnym urządzeniu.
Uporządkowana baza i przypomnienia pomagają utrzymać ciągłość obsługi, również wtedy, gdy masz dużo zgłoszeń i niewiele czasu na pracę administracyjną.
02 / Porównanie
Arkusz może wystarczyć na początku działalności. Program dla serwisantów pomp ciepła łączy przechowywanie danych z przypomnieniami i dokumentacją, dzięki czemu łatwiej obsługiwać powracających klientów.
| Funkcja | Excel / papier | KiedySerwis.pl |
|---|---|---|
| Przypomnienia SMS o przeglądzie pompy ciepła | ✗ Brak | ✓ Automatyczne |
| Historia przeglądów i napraw urządzenia | Ręcznie, rozproszone | ✓ Historia przy urządzeniu |
| Cyfrowy protokół serwisowy | ✗ Papier | ✓ Wysyłka na e-mail klienta |
| Dane urządzenia i notatki serwisowe | Ręcznie | ✓ Uporządkowana baza |
| Kalendarz wizyt serwisowych | Trudne przy kilku technikach | ✓ Wbudowany |
| Dostęp z telefonu w terenie | Zależy od sposobu zapisu | ✓ Panel w przeglądarce |
| Wyszukiwanie klienta po urządzeniu | Ręczne przeszukiwanie | ✓ Wyszukiwanie w bazie |
Największa zmiana to mniej ręcznego sprawdzania terminów. Po uzupełnieniu dat i ustawień przypomnienia są wysyłane automatycznie.
03 / Jak to działa
Każda pompa ciepła ma swój wpis w bazie. Łączysz dane urządzenia z klientem, datą serwisu i informacjami potrzebnymi przed następną wizytą.
04 / Kontakt z klientem
Nie każdy klient pamięta o terminie serwisu. SMS z nazwą urządzenia i kontaktem do Twojej firmy ułatwia umówienie kolejnej wizyty, zanim pojawi się pilne zgłoszenie.
Przypomnienie opiera się na dacie ostatniego serwisu, interwale i wyprzedzeniu. Przykładowo dla przeglądu zaplanowanego za 12 miesięcy możesz ustawić kontakt z klientem wcześniej, aby spokojnie ustalić termin.
Nazwa urządzenia i dane serwisanta w jednej wiadomości na telefonie klienta.
Twój klient wie, kiedy i do kogo zadzwonić.
Więcej o ustawieniach i treści wiadomości: automatyczne przypomnienia SMS o serwisie.
05 / Dokumentacja
Protokół porządkuje zakres wykonanej usługi i informacje dla klienta. Przygotowujesz go podczas wizyty, a następnie wysyłasz e-mailem. W dokumentacji warto zapisywać dane przydatne przy kolejnych przeglądach i ewentualnych reklamacjach.
Protokół może pomagać w udokumentowaniu wykonanej usługi. Jego znaczenie dowodowe zależy od treści i okoliczności. Nie zastępuje automatycznie dokumentacji F-gazowej ani wymaganych wpisów w CRO. Więcej: cyfrowe protokoły serwisowe.
06 / Baza urządzeń
Pompa ciepła może być obsługiwana przez różnych techników przez wiele lat. Zapisane informacje o wcześniejszych pracach pomagają przygotować się do kolejnego wyjazdu i ograniczyć szukanie danych w papierach.
Przy urządzeniu gromadzisz notatki o usługach, naprawach i zaleceniach. Warto wpisywać też rodzaj czynnika oraz dane techniczne, które mają znaczenie dla konkretnej instalacji.
Sprawdzono stan urządzenia i obieg grzewczy. Zapisano odczyty parametrów pracy oraz zalecenia przed sezonem.
Usunięto nieszczelność, sprawdzono skuteczność naprawy i uzupełniono czynnik zgodnie z dokumentacją urządzenia. Wyniki oraz wymagane wpisy ewidencyjne udokumentowano oddzielnie.
Zapisano dane urządzenia, datę uruchomienia i zalecenia producenta dotyczące kolejnych przeglądów.
Powyższa historia jest przykładem sposobu prowadzenia notatek.
Dane klienta i data serwisu.
Interwał i wyprzedzenie.
Przypomnienie na telefon.
Klient kontaktuje się z Tobą.
07 / Dla kogo
KiedySerwis.pl pomaga organizować pracę autoryzowanych serwisantów, niezależnych instalatorów i małych firm obsługujących urządzenia wielu marek.
Przypomnienia i dokumentację obsługujesz w jednym narzędziu.
Klient dostaje przypomnienie oraz podsumowanie wykonanej usługi.
Panel otwierasz w przeglądarce na telefonie, tablecie lub komputerze.
Różne typy urządzeń i zapisane informacje o ich obsłudze masz pod ręką.
08 / Przeglądy i gwarancja
Przegląd serwisowy, warunki gwarancji i kontrola szczelności F-gazowej to odrębne kwestie. Harmonogram obsługi dobieraj do konkretnego urządzenia, dokumentacji producenta i obowiązujących wymagań.
Producent może wymagać przeglądów, określonego zakresu prac i sposobu ich udokumentowania. Sprawdź warunki dla konkretnego modelu i gwarancji. Nie każda pompa ma identyczny interwał.
Podstawą jest rozporządzenie (UE) 2024/573, które zastąpiło 517/2014. Obowiązek zależy od rodzaju i ilości czynnika, konstrukcji urządzenia i przewidzianych wyjątków.
Co do zasady obowiązek kontroli obejmuje urządzenia zawierające co najmniej 5 ton ekwiwalentu CO₂ gazów z załącznika I lub co najmniej 1 kg gazów z sekcji 1 załącznika II. Urządzenia hermetycznie zamknięte i odpowiednio oznakowane mogą korzystać z wyjątków. Sama nazwa „monoblok” nie potwierdza spełnienia warunków zwolnienia.
R290 to propan, który nie jest F-gazem. Pompy z R290 nie podlegają obowiązkowi kontroli szczelności z art. 5 na tej podstawie, ale nadal wymagają obsługi zgodnej z instrukcją i zasadami bezpieczeństwa.
Źródła: rozporządzenie (UE) 2024/573, art. 5 i 7; Komisja Europejska - obowiązki dotyczące urządzeń.
09 / Zmiany F-gazowe
Od 1 stycznia 2027 roku w UE, również w Polsce, zaczynają obowiązywać kolejne zakazy wprowadzania do obrotu wybranych pomp ciepła z F-gazami o GWP co najmniej 150. Zakres zależy od konstrukcji i mocy urządzenia. Nie jest to ogólny zakaz wszystkich pomp na R32.
GWP (Global Warming Potential) określa wpływ gazu na ocieplenie klimatu względem CO₂. Dla R32 wartość stosowana w rozporządzeniu wynosi 675. Dlatego R32 przekracza próg 150 w grupach urządzeń objętych takim ograniczeniem.
| Grupa urządzeń | Ograniczenie | Od kiedy |
|---|---|---|
| Monobloki i inne samodzielne pompy ciepła, do 12 kW włącznie | F-gazy o GWP ≥ 150 | 01.01.2027 |
| Monobloki i inne samodzielne pompy ciepła, powyżej 12 kW do 50 kW włącznie | F-gazy o GWP ≥ 150 | 01.01.2027 |
| Split powietrze-woda, do 12 kW włącznie | F-gazy o GWP ≥ 150 | 01.01.2027 |
Załącznik IV, pkt 8 lit. b i d oraz pkt 9 lit. b. Tabela nie obejmuje agregatów chłodniczych (chillerów), dla których przewidziano osobne zasady. W klasyfikacji urządzenia posługuj się dokumentacją producenta.
To ograniczenia wprowadzania do obrotu, z wyjątkami przewidzianymi w rozporządzeniu. Nie są terminami obowiązkowej wymiany urządzeń już użytkowanych.
Zakazy z załącznika IV nie nakazują wymiany działających urządzeń. Pompy na R32 i R410A można nadal użytkować i serwisować z zachowaniem właściwych wymagań. R32 ma GWP 675, a R410A 2088; nie obejmuje ich próg GWP 2500 dotyczący używania gazów do serwisu pomp ciepła od 2026 roku. Dostępność czynnika i warunki konkretnej naprawy należy jednak oceniać osobno.
Decyduje legalne wprowadzenie do obrotu w UE przed datą zakazu, a nie sama data produkcji lub składowania. Wprowadzenie do obrotu obejmuje między innymi pierwszą dostawę lub udostępnienie urządzenia innej osobie w UE albo dopuszczenie go do swobodnego obrotu przy imporcie.
Urządzenia legalnie wprowadzone do obrotu przed właściwą datą mogą być później dostarczane, sprzedawane i instalowane, przy zachowaniu pozostałych wymagań. Po upływie roku od daty danego zakazu dalsza dostawa lub udostępnianie wymaga dowodu wcześniejszego legalnego wprowadzenia do obrotu. Dla zakazów z 1 stycznia 2027 oznacza to od 1 stycznia 2028 roku. Dokument potwierdzający wyłącznie rok produkcji nie rozstrzyga tej kwestii.
Z punktu widzenia serwisanta uporządkowana baza nadal ma znaczenie: starsze pompy pozostają u klientów i wymagają obsługi. KiedySerwis.pl pomaga pilnować ustawionych terminów; ocenę obowiązków prawnych wykonujesz dla konkretnego urządzenia.
Źródła: rozporządzenie (UE) 2024/573: art. 3 pkt 6, art. 11 ust. 1, art. 13 ust. 4, załączniki I i IV; Komisja Europejska - harmonogram ograniczeń i czynniki. Treść sprawdzona 10.10.2026.
10 / FAQ
Nie wszystkie. Obowiązek zależy od rodzaju i ilości czynnika, konstrukcji urządzenia oraz wyjątków określonych w rozporządzeniu (UE) 2024/573. Przegląd serwisowy i kontrola szczelności to różne czynności.
Interwał dobierz do instrukcji producenta, warunków konkretnej gwarancji i zakresu usługi. Nie zakładaj, że jeden przegląd co 12 miesięcy spełnia wszystkie wymagania. W systemie ustawiasz termin dla konkretnego urządzenia.
Nie. Od 1 stycznia 2027 próg GWP 150 dotyczy między innymi monobloków i innych samodzielnych pomp ciepła do 50 kW oraz układów split powietrze-woda do 12 kW włącznie, z przewidzianymi wyjątkami. Inne grupy mają odrębne terminy. R32 ma GWP 675.
Zakazy wprowadzania do obrotu nie nakazują wymiany działającej pompy. Można ją nadal użytkować i serwisować z zachowaniem właściwych wymagań. Warunki naprawy i dostępność czynnika należy oceniać dla konkretnego urządzenia.
Sama data produkcji nie wystarcza. Liczy się legalne wprowadzenie do obrotu w UE przed datą właściwego zakazu. Po roku od tej daty dalsza dostawa lub udostępnianie wymaga dowodu wcześniejszego legalnego wprowadzenia do obrotu. Dla zakazów z 1 stycznia 2027 ten wymóg działa od 1 stycznia 2028.
R290 to propan, który nie jest F-gazem. Obowiązek kontroli szczelności z art. 5 rozporządzenia F-gazowego nie dotyczy go na tej podstawie. Nadal obowiązuje obsługa zgodna z instrukcją urządzenia i zasadami bezpieczeństwa.
Tak. Możesz prowadzić bazę różnych pomp ciepła i uzupełniać informacje o każdym urządzeniu, jego kliencie oraz wykonanych usługach.
Tak. Możesz przygotować cyfrowy protokół i wysłać go klientowi e-mailem po zakończeniu prac.
Tak. Uzupełniasz datę ostatniego serwisu, interwał i wyprzedzenie. System wysyła przypomnienie zgodnie z tymi ustawieniami. Po kolejnej wizycie aktualizujesz datę serwisu.
Nie zastępuje jej automatycznie. Protokół może dokumentować wykonane prace, ale należy osobno spełnić obowiązki dotyczące wymaganych danych i ewidencji, w tym CRO, jeśli mają zastosowanie.
Aktualne warianty abonamentu i warunki korzystania znajdziesz w cenniku KiedySerwis.pl.
Tak. W jednej bazie możesz prowadzić urządzenia różnych typów i porządkować informacje o ich serwisie.
11 / Kolejny krok
Urządzenia klientów, daty przeglądów i dokumentacja nie muszą być rozproszone. Uporządkuj bazę, ustaw przypomnienia i miej dane potrzebne do kolejnej wizyty pod ręką.
Załóż bezpłatne konto i sprawdź w praktyce, jak automatyczne przypomnienia SMS i cyfrowa baza urządzeń ułatwią Twoją codzienną pracę. Darmowy plan pozwala na dodanie do 10 urządzeń, co jest idealnym sposobem na przetestowanie kluczowych funkcji systemu przed przejściem na pełną wersję.