Asystent serwisanta, który automatyzuje Twoją pracę i buduje wizerunek.
Regulaminy
Copyright © 2026 KiedySerwis.pl, All rights reserved.
Program dla serwisantów klimatyzacji
Przypominaj klientom o przeglądach, planuj wizyty i wysyłaj cyfrowe protokoły. Z telefonu, tabletu lub komputera.
Dla serwisantów split, multisplit i systemów VRF.
Twój klient wie, kiedy i do kogo zadzwonić.
Kontakt przed kolejnym przeglądem
Lepszy plan na każdy dzień
Dokumentacja wysyłana e-mailem
Dane dostępne w terenie
01 / Codzienna praca
Zanim zaczniesz szukać rozwiązania, warto nazwać problem. Oto z czym najczęściej mierzą się firmy zajmujące się serwisem klimatyzacji - i co dokładnie kosztuje je to czasu, pieniędzy i klientów.
W pierwszy upalny tydzień telefon dzwoni bez przerwy, a kalendarz zapełnia się w kilka dni. Serwisant bez systemu przypomnień nie ma szansy dotrzeć do klientów wcześniej - reaguje na fale zgłoszeń, zamiast planować je z wyprzedzeniem.
Papierowy protokół serwisowy ginie, brudzi się w terenie, nie ma z niego kopii u klienta. Przy kontroli F-gazowej, reklamacji czy sporze gwarancyjnym trudno go odtworzyć - a bez niego trudno udowodnić, że przegląd w ogóle się odbył.
Domy i biura mają często kilka jednostek klimatyzacji (multisplit) - bez uporządkowanej bazy urządzeń trudno spamiętać, która jednostka ma jaki model, kiedy była ostatnia kontrola szczelności i kiedy mija gwarancja.
Arkusz kalkulacyjny trzeba otworzyć, przejrzeć i ręcznie sprawdzić, komu kończy się termin przeglądu. W praktyce nikt nie robi tego systematycznie, zwłaszcza w sezonie - arkusz szybko staje się martwym archiwum, a nie realnym narzędziem pracy.
Bez historii urządzenia nowy serwisant w zespole nie wie, jaki był stan jednostki rok wcześniej, czy była wcześniej dolewka czynnika chłodniczego i na co klient się skarżył. Traci czas na pytania, a klient traci zaufanie do firmy jako całości.
Uporządkowana baza i przypomnienia pomagają utrzymać kontakt z klientami, nawet gdy w sezonie brakuje czasu na pracę administracyjną.
02 / Porównanie
Na start działalności Excel i papierowy notatnik sprawdzają się nieźle - kilkunastu klientów, kilka wizyt tygodniowo można ogarnąć „na pamięć". Problem pojawia się, gdy przychodzi sezon i liczba zgłoszeń rośnie skokowo. Dedykowany program dla serwisantów klimatyzacji to narzędzie zaprojektowane pod cały proces - od pierwszego kontaktu z klientem, przez wizytę, aż po automatyczne przypomnienie przed kolejnym sezonem.
| Funkcja | Excel / papier | KiedySerwis.pl |
|---|---|---|
| Przypomnienia SMS przed sezonem klimatyzacyjnym | ✗ Brak | ✓ Automatyczne |
| Historia przeglądów i napraw urządzenia | Ręcznie, rozproszone | ✓ Pełna chronologia |
| Cyfrowy protokół serwisowy | ✗ Papier | ✓ Wysyłka na e-mail klienta |
| Dane gwarancyjne i czynnik chłodniczy | Ręcznie | ✓ Zorganizowana baza |
| Kalendarz wizyt w sezonie | Chaos przy kilku technikach | ✓ Wbudowany |
| Dostęp z telefonu w terenie | Ograniczony | ✓ Pełny, mobilny |
| Wiele jednostek u jednego klienta | Trudne do ogarnięcia | ✓ Każda jako osobny rekord |
W praktyce oznacza to, że firma korzystająca z Excela musi ręcznie pilnować terminów akurat wtedy, gdy ma najmniej czasu - w sezonie. Program do serwisu klimatyzacji wysyła przypomnienia automatycznie, w tle, jeszcze zanim sezon się zacznie.
03 / Jak to działa
KiedySerwis.pl został zaprojektowany pod specyfikę serwisu urządzeń klimatyzacyjnych - każda jednostka to osobny rekord w systemie, przypisany do klienta, a nie zwykły „kontakt" w telefonie.
04 / Kontakt z klientem
Zamiast czekać na zgłoszenia w środku fali upałów, przypomnij klientom o przeglądzie wcześniej. Ustaw datę ostatniego serwisu, interwał i wyprzedzenie, a system wyśle wiadomość w odpowiednim terminie.
SMS dociera bezpośrednio na telefon klienta. Po ustawieniu daty serwisu, interwału i wyprzedzenia system wysyła przypomnienie automatycznie. Klient otrzymuje dane kontaktowe Twojej firmy i może zadzwonić, aby ustalić termin wizyty.
Przykładowa wiadomość SMS z przypomnieniem o przeglądzie klimatyzacji:
Termin przeglądu i dane serwisanta w jednej wiadomości na telefonie klienta.
Twój klient wie, kiedy i do kogo zadzwonić.
Przypomnienie pomaga odnowić kontakt z klientem przed sezonem. Dzięki temu łatwiej zaplanować kolejne przeglądy i ograniczyć ręczne sprawdzanie terminów.
Pełny opis tej funkcji, wraz z ustawieniami wyprzedzenia i przykładami treści wiadomości, znajdziesz na stronie: Automatyczne przypomnienia SMS o serwisie.
05 / Dokumentacja
Protokół porządkuje zakres wykonanych prac, użyte części i zalecenia. Wypełniasz go na telefonie lub tablecie, a następnie wysyłasz klientowi e-mailem.
Co zawiera cyfrowy protokół przeglądu klimatyzacji w KiedySerwis.pl:
Cyfrowy protokół pomaga udokumentować wykonane czynności i przekazać ich podsumowanie klientowi. Jego znaczenie w reklamacji lub sporze zależy od zawartości i okoliczności. Nie zastępuje automatycznie wymaganej ewidencji F-gazowej. Więcej o tej funkcji: cyfrowe protokoły serwisowe.
06 / Baza urządzeń
Klimatyzator to urządzenie, które serwisujesz cyklicznie przez wiele sezonów - czasem inny technik z Twojego zespołu, czasem Ty sam po dłuższej przerwie. Bez wspólnej historii każdy wyjazd zaczyna się od zera: trzeba pytać klienta, co było robione wcześniej, albo szukać w papierach.
Przy urządzeniu możesz gromadzić informacje o wykonanych usługach, naprawach i zaleceniach. Przed kolejnym wyjazdem sprawdzasz zapisane notatki, zamiast szukać ich w papierach lub wiadomościach.
Wykonano przegląd przed sezonem letnim. Kontrola szczelności układu chłodniczego zgodna z F-gaz - bez wycieku. Wyczyszczono filtry i jednostkę wewnętrzną. Następny przegląd: kwiecień 2027.
Spadek wydajności chłodzenia w środku sezonu. Uzupełniono czynnik chłodniczy R32 po wykryciu nieszczelności. Sprawność przywrócona do normy.
Montaż i uruchomienie klimatyzatora Daikin FTXM35. Protokół odbioru podpisany, karta gwarancyjna wystawiona klientowi.
Dane klienta i data serwisu.
Interwał i wyprzedzenie.
Przypomnienie na telefon.
Klient kontaktuje się z Tobą.
07 / Dla kogo
KiedySerwis.pl jako program do serwisu klimatyzacji sprawdza się zarówno w jednoosobowej działalności, jak i w kilkuosobowym zespole serwisowym:
Mniej ręcznego pilnowania terminów i przepisywania dokumentacji po powrocie z wizyty.
Przypomnienia wysłane wiosną rozkładają zgłoszenia w czasie, zamiast kumulować je w jeden gorący tydzień.
Ułatwiasz klientom kontakt przed kolejnym przeglądem i przypominasz o swojej firmie w odpowiednim momencie.
Możesz zatrudniać kolejnych serwisantów i rozszerzać działalność bez zwiększania bałaganu administracyjnego.
Przeglądy i dokumentacja
Regularny serwis pomaga utrzymać sprawność klimatyzacji. Warto przy tym rozróżnić zalecenia producenta, warunki konkretnej gwarancji oraz obowiązkowe kontrole wynikające z przepisów.
Rozporządzenie (UE) 2024/573 zastąpiło rozporządzenie 517/2014. Obowiązek kontroli zależy od rodzaju i ilości czynnika, konstrukcji urządzenia oraz przewidzianych wyjątków. Nie każdy klimatyzator podlega obowiązkowej kontroli.
Częstotliwość serwisu i warunki gwarancji sprawdzaj w dokumentacji konkretnego urządzenia. Nie można zakładać, że każdy model wymaga jednego przeglądu rocznie.
R32 i R410A są czynnikami fluorowanymi. R290 to propan, który nie jest F-gazem. Obowiązki kontroli szczelności z rozporządzenia F-gazowego nie dotyczą urządzeń z R290 na tej podstawie.
Podstawa prawna: rozporządzenie (UE) 2024/573, art. 5 i 7 (EUR-Lex).
09 / FAQ
Nie każde urządzenie. Obowiązek zależy od rodzaju i ilości czynnika, konstrukcji urządzenia oraz wyjątków określonych w rozporządzeniu (UE) 2024/573. Przegląd serwisowy i obowiązkowa kontrola szczelności to różne czynności.
Najlepiej wczesną wiosną, na 30-60 dni przed startem sezonu - wtedy klient zdąży umówić wizytę, zanim zacznie się szczyt zgłoszeń w Twoim kalendarzu.
Tak. Każdy klimatyzator - nawet w systemie multisplit - to osobny rekord z marką, modelem i numerem seryjnym.
Tak. Możesz przygotować cyfrowy protokół i wysłać go klientowi e-mailem po zakończeniu prac.
Tak. Uzupełniasz datę ostatniego serwisu, interwał i wyprzedzenie. System wysyła przypomnienie zgodnie z tymi ustawieniami. Po kolejnej wizycie aktualizujesz datę serwisu.
Może pomagać w udokumentowaniu wykonanej usługi. Jego znaczenie dowodowe zależy od treści i okoliczności. Nie zastępuje automatycznie wymaganej dokumentacji F-gazowej ani wpisów w CRO.
Aktualne warianty abonamentu i warunki korzystania znajdziesz w cenniku KiedySerwis.pl.
Tak. KiedySerwis.pl obsługuje wszystkie typy urządzeń grzewczych i klimatyzacyjnych w jednej bazie, co jest szczególnie wygodne dla firm wielobranżowych.
10 / Kolejny krok
Urządzenia klientów, terminy przeglądów i protokoły w jednym miejscu. Zacznij od uporządkowania bazy, a kolejne przypomnienia powierz KiedySerwis.pl.
Załóż bezpłatne konto i sprawdź w praktyce, jak automatyczne przypomnienia SMS i cyfrowa baza urządzeń ułatwią Twoją codzienną pracę. Darmowy plan pozwala na dodanie do 10 urządzeń, co jest idealnym sposobem na przetestowanie kluczowych funkcji systemu przed przejściem na pełną wersję.