§ 1. Postanowienia ogólne

1. Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania z platformy internetowej dostępnej pod adresem https://kiedyserwis.pl (dalej: „Serwis”), świadczonej w modelu SaaS (Software as a Service).
2. Właścicielem i operatorem Serwisu jest Piotr Butajło, zamieszkały w Pogórzu (81-198), ul. Czarnieckiego 18a/15, prowadzący działalność nierejestrowaną osoby fizycznej zgodnie z art. 5 ust. 1 ustawy Prawo przedsiębiorców, o ile spełnione są warunki przewidziane przepisami prawa, zwany dalej „Usługodawcą”.
3. Serwis jest przeznaczony wyłącznie dla przedsiębiorców oraz osób korzystających z Serwisu w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową.
4. Korzystanie z Serwisu oznacza akceptację niniejszego Regulaminu oraz Polityki Prywatności.

§ 2. Definicje

Na potrzeby Regulaminu przyjmuje się następujące znaczenie pojęć:

1. Usługodawca – podmiot wskazany w § 1 ust. 2.
2. Usługobiorca albo Serwisant – przedsiębiorca w rozumieniu art. 43¹ Kodeksu cywilnego, korzystający z Serwisu w związku bezpośrednio z prowadzoną działalnością gospodarczą lub zawodową.
3. Klient – osoba fizyczna, osoba prawna albo jednostka organizacyjna, której dane są wprowadzane do Serwisu przez Usługobiorcę w celu realizacji usług serwisowych.
4. Serwis – platforma internetowa KiedySerwis.pl wraz z powiązanymi funkcjonalnościami.
5. Usługi – funkcjonalności udostępniane drogą elektroniczną w ramach Serwisu, w szczególności: baza urządzeń, historia serwisowa, Ofertomat, System Poleceń, Wizytówki SEO, system powiadomień SMS oraz inne moduły udostępnione przez Usługodawcę.
6. Konto – indywidualny panel administracyjny utworzony w Serwisie przez Usługobiorcę.
7. Konto Premium – płatny pakiet dostępu do wybranych funkcjonalności Serwisu, udostępniany na określony czas po uiszczeniu jednorazowej opłaty.
8. Konto MULTI – wariant Konta Premium umożliwiający utworzenie dodatkowych kont użytkowników w ramach panelu „Zarządzanie zespołem”, do maksymalnie 10 serwisantów.
9. Ofertomat – funkcjonalność wspierająca generowanie kosztorysów i ofert.
10. System Poleceń – funkcjonalność umożliwiająca przyznawanie bonusów za skuteczne polecenie nowych użytkowników.
11. Powiadomienie SMS – wiadomość tekstowa o charakterze technicznym lub serwisowym, wysyłana do Klienta za pośrednictwem Serwisu.
12. Operator Sprzedaży – podmiot obsługujący proces sprzedaży i przyjmowania zamówień, obecnie 1koszyk.pl obsługiwany przez Vercom S.A.
13. Operator Płatności – podmiot obsługujący płatności elektroniczne, obecnie AutoPay S.A.
14. RODO – Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679.
15. PKE – ustawa z dnia 12 lipca 2024 r. Prawo komunikacji elektronicznej.
16. Umowa Powierzenia – umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych, której treść stanowi Załącznik nr 1 do Regulaminu.

§ 3. Zakres i charakter Usług

1. Serwis umożliwia Usługobiorcy zarządzanie bazą urządzeń, historią napraw, terminami przeglądów, wysyłką powiadomień serwisowych, tworzeniem ofert oraz korzystanie z innych funkcjonalności udostępnianych w ramach aktualnej wersji Serwisu.
2. Usługodawca świadczy Usługi w modelu elektronicznym, z wykorzystaniem infrastruktury teleinformatycznej oraz narzędzi zewnętrznych niezbędnych do zapewnienia działania Serwisu.
3. Usługodawca może rozwijać Serwis, dodawać nowe funkcjonalności, modyfikować istniejące moduły albo wycofywać niektóre funkcje, z uwzględnieniem ciągłości świadczenia podstawowych Usług.

§ 4. Warunki korzystania z Serwisu

1. Do korzystania z Serwisu wymagane jest:
   
   1. urządzenie z dostępem do Internetu,
   2. aktualna przeglądarka internetowa,
   3. aktywne konto e-mail,
   4. połączenie internetowe umożliwiające korzystanie z funkcji Serwisu.
2. Usługobiorca zobowiązany jest do podawania danych prawdziwych, aktualnych i kompletnych.
3. Zabronione jest dostarczanie treści bezprawnych, obraźliwych, wprowadzających w błąd, naruszających prawa osób trzecich lub sprzecznych z prawem.
4. Jedno Konto może być przypisane do jednego Usługobiorcy, chyba że Usługobiorca nabył wariant Konto MULTI.
5. Współdzielenie Konta z osobami trzecimi jest zabronione, chyba że wyraźnie dopuszcza to funkcjonalność Konto MULTI.
6. Usługobiorca ponosi pełną odpowiedzialność za działania osób, którym udostępnił dostęp do Konta lub które działają w ramach jego organizacji.
7. Usługodawca może czasowo ograniczyć dostęp do Serwisu w przypadku prac technicznych, awarii, zagrożenia bezpieczeństwa lub innych uzasadnionych przyczyn.

§ 5. Rejestracja i zawarcie umowy

1. Rejestracja Konta następuje poprzez wypełnienie formularza dostępnego w Serwisie oraz zaakceptowanie Regulaminu.
2. Umowa o świadczenie Usług zostaje zawarta z chwilą aktywacji Konta przez Usługodawcę lub automatycznie po skutecznej rejestracji, jeżeli taki mechanizm został wdrożony.
3. Usługobiorca zobowiązuje się do zachowania poufności danych dostępowych do Konta oraz nieudostępniania ich osobom nieuprawnionym.
4. W przypadku stwierdzenia naruszenia Regulaminu, prawa lub bezpieczeństwa Serwisu, Usługodawca może zablokować Konto lub ograniczyć dostęp do niektórych funkcji.

§ 6. Model płatności i dostęp Premium

1. Serwis działa w modelu przedpłaconym (pre-paid).
2. Dostęp do wybranych funkcjonalności jest odpłatny i udzielany na określony czas, w szczególności na okres 30, 180 lub 365 dni, albo na inny okres wskazany w ofercie.
3. Płatności są jednorazowe i nie podlegają automatycznemu odnawianiu, chyba że Usługodawca wyraźnie wskazał inaczej w odrębnej ofercie.
4. Usługodawca nie przechowuje danych kart płatniczych Usługobiorców.
5. Proces sprzedaży i przyjmowania zamówień realizowany jest za pośrednictwem Operatora Sprzedaży.
6. Płatności elektroniczne obsługiwane są przez Operatora Płatności.
7. Po zaksięgowaniu wpłaty Usługobiorca otrzymuje dostęp do wybranego pakietu, a faktura lub rachunek są wystawiane i przesyłane na adres e-mail wskazany przy zakupie, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz konfiguracją systemu sprzedaży.
8. Po upływie okresu ważności Konta Premium funkcje płatne zostają zablokowane.
9. Usługobiorca ma możliwość eksportu swoich danych przez okres 90 dni od wygaśnięcia dostępu Premium, chyba że obowiązujące przepisy lub uzasadnione względy techniczne wymagają innego terminu.
10. Po upływie wskazanego terminu Usługodawca może zarchiwizować dane albo je trwale usunąć, z zachowaniem wymogów wynikających z prawa.

§ 7. Ofertomat

1. Ofertomat stanowi narzędzie pomocnicze służące do generowania kosztorysów, ofert oraz szacunków.
2. Usługobiorca zobowiązany jest każdorazowo zweryfikować poprawność danych, wyliczeń i treści wygenerowanych przez Ofertomat przed przekazaniem ich Klientowi.
3. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
   
   1. błędy wynikające z nieprawidłowych danych wprowadzonych przez Usługobiorcę,
   2. dobór stawek VAT,
   3. zgodność merytoryczną ofert z przepisami podatkowymi, księgowymi lub branżowymi,
   4. skutki decyzji biznesowych podjętych na podstawie wygenerowanych dokumentów.
4. Ofertomat nie stanowi porady prawnej, podatkowej ani księgowej.

§ 8. System powiadomień SMS

1. Serwis umożliwia wysyłkę Powiadomień SMS do Klientów Usługobiorcy w celach technicznych i serwisowych.
2. Usługobiorca oświadcza, że posiada wszelkie wymagane prawem podstawy przetwarzania danych osobowych Klientów, w tym podstawę do komunikacji SMS oraz – jeżeli jest wymagana – zgodę na wykorzystanie tego kanału komunikacji.
3. Usługobiorca ponosi wyłączną odpowiedzialność za:
   
   1. zgodność wysyłanych treści z prawem,
   2. posiadanie odpowiednich zgód albo innej podstawy prawnej,
   3. prawidłowość danych kontaktowych wprowadzanych do Serwisu,
   4. treść i cel komunikacji kierowanej do Klientów.
4. Usługodawca odpowiada za techniczne przekazanie komunikatu do bramki operatora SMS, lecz nie gwarantuje doręczenia wiadomości w przypadku okoliczności zależnych od operatorów telekomunikacyjnych, w szczególności braku zasięgu, blokad numerów, awarii sieci lub innych zdarzeń niezależnych od Usługodawcy.
5. Usługodawca może stosować mechanizmy techniczne umożliwiające dokumentowanie zgód lub potwierdzeń, w tym podpis na ekranie, w zakresie dopuszczalnym przez prawo.

§ 9. Ochrona danych osobowych

1. Usługodawca przetwarza dane osobowe Usługobiorców zgodnie z RODO, Polityką Prywatności oraz obowiązującymi przepisami prawa.
2. W zakresie danych osobowych Klientów wprowadzanych do Serwisu przez Usługobiorcę, Usługodawca działa jako podmiot przetwarzający, a Usługobiorca jako administrator danych osobowych.
3. Akceptacja Regulaminu oznacza zawarcie Umowy Powierzenia, której warunki określa Załącznik nr 1 do Regulaminu.
4. Usługodawca stosuje odpowiednie środki techniczne i organizacyjne służące ochronie danych, adekwatne do ryzyka i charakteru przetwarzania.
5. W szczególności Usługodawca może stosować rozwiązania obejmujące szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu, ograniczenie uprawnień oraz separację środowisk i baz danych, w zakresie wymaganym dla zapewnienia bezpieczeństwa usług.

§ 10. Podpowierzenie i podmioty trzecie

1. Usługobiorca wyraża zgodę na korzystanie przez Usługodawcę z podmiotów trzecich niezbędnych do świadczenia Usług, w szczególności w zakresie:
   
   1. hostingu i utrzymania infrastruktury,
   2. obsługi sprzedaży,
   3. obsługi płatności,
   4. wysyłki SMS,
   5. usług analitycznych i technicznych, jeżeli są wykorzystywane.
2. Aktualnie wykorzystywanymi podmiotami mogą być w szczególności:
   
   1. Seohost.pl (H88 S.A.) – hosting,
   2. 1koszyk.pl (Vercom S.A.) – system sprzedażowy,
   3. AutoPay S.A. – operator płatności,
   4. smsgateway24.com – przekaźnik SMS.
3. Usługodawca może zmieniać podmioty wskazane w ust. 2, jeżeli jest to konieczne dla prawidłowego świadczenia Usług, bez konieczności zmiany Regulaminu, o ile nie wpływa to istotnie na zakres praw i obowiązków Usługobiorcy.

§ 11. System Poleceń

1. Serwis może udostępniać System Poleceń pod nazwą „Polecaj, zyskuj” albo inną nazwą handlową wskazaną w Serwisie.
2. Za każde skuteczne polecenie, rozumiane jako rejestracja nowego Usługobiorcy i dokonanie przez niego pierwszej skutecznej wpłaty, Polecający może otrzymać bonus w postaci dodatkowych dni dostępu Premium albo innej nagrody określonej w aktualnej ofercie.
3. Szczegółowe zasady przyznawania bonusów mogą zostać określone w odrębnych warunkach promocji.
4. Zabronione jest tworzenie kont fikcyjnych, samo-polecanie, manipulowanie systemem poleceń albo jakiekolwiek nadużycie. W razie wykrycia nadużycia bonus może zostać anulowany, a Konto zablokowane.

§ 12. Odpowiedzialność Usługodawcy

1. Usługodawca świadczy Usługi z należytą starannością, w zakresie wynikającym z charakteru Serwisu.
2. Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:
   
   1. treść, poprawność i zgodność z prawem danych wprowadzanych przez Usługobiorcę,
   2. działania i zaniechania Klientów Usługobiorcy,
   3. szkody wynikające z nieprawidłowego korzystania z Serwisu,
   4. przerwy w dostępie do Serwisu spowodowane siłą wyższą, awarią infrastruktury, działaniem podmiotów trzecich lub operatorów telekomunikacyjnych,
   5. utracone korzyści, chyba że bezwzględnie obowiązujące przepisy stanowią inaczej.
3. W relacjach B2B odpowiedzialność Usługodawcy może zostać ograniczona w najszerszym dopuszczalnym przez prawo zakresie.
4. Usługodawca nie odpowiada za niedostępność, opóźnienia lub błędy wynikające z działania zewnętrznych dostawców usług, na których opiera się Serwis.

§ 13. Dostępność i bezpieczeństwo

1. Usługodawca dokłada starań, aby Serwis był dostępny w sposób ciągły i bez zakłóceń, przy czym nie gwarantuje nieprzerwanego działania we wszystkich przypadkach.
2. Usługodawca może przeprowadzać prace konserwacyjne, aktualizacje oraz modernizacje, które mogą powodować czasowe przerwy w działaniu Serwisu.
3. Usługodawca może stosować procedury bezpieczeństwa, monitorowania i ograniczania dostępu w celu ochrony danych oraz integralności Serwisu.
4. W przypadku zagrożenia bezpieczeństwa Usługodawca może podjąć działania mające na celu natychmiastowe ograniczenie ryzyka, w tym zablokować określone funkcje lub konta.

§ 14. Niedozwolone treści i działania

1. Usługobiorcy zabrania się:
   
   1. publikowania treści bezprawnych,
   2. wykorzystywania Serwisu do działań sprzecznych z prawem,
   3. podejmowania prób obejścia zabezpieczeń,
   4. wykorzystywania Serwisu do działań naruszających prawa osób trzecich,
   5. nadużywania funkcjonalności Serwisu.
2. W przypadku otrzymania wiarygodnego zgłoszenia dotyczącego bezprawnych treści Usługodawca może podjąć działania ograniczające dostęp do tych treści albo je usunąć.

§ 15. Reklamacje

1. Reklamacje dotyczące działania Serwisu należy zgłaszać na adres e-mail: biuro@kiedyserwis.pl.
2. Reklamacja powinna zawierać co najmniej:
   
   1. dane identyfikujące Usługobiorcę,
   2. opis problemu,
   3. datę wystąpienia zdarzenia,
   4. oczekiwany sposób rozwiązania sprawy.
3. Usługodawca rozpatruje reklamację w terminie 14 dni od dnia jej otrzymania, chyba że szczególny charakter sprawy wymaga dłuższego terminu, o czym Usługobiorca zostanie poinformowany.
4. Odpowiedź na reklamację przesyłana jest na adres e-mail wskazany przez Usługobiorcę.

§ 16. Rozwiązanie umowy i usunięcie konta

1. Usługobiorca może zrezygnować z korzystania z Serwisu w dowolnym momencie poprzez usunięcie Konta lub zgłoszenie takiej dyspozycji Usługodawcy.
2. Usługodawca może rozwiązać umowę ze skutkiem natychmiastowym albo czasowo ograniczyć dostęp do Serwisu w przypadku:
   
   1. rażącego naruszenia Regulaminu,
   2. naruszenia prawa,
   3. zagrożenia bezpieczeństwa Serwisu,
   4. uporczywego działania na szkodę Usługodawcy lub innych użytkowników.
3. Po zakończeniu korzystania z Serwisu Usługodawca postępuje z danymi zgodnie z Regulaminem, Umową Powierzenia, Polityką Prywatności oraz obowiązującymi przepisami.

§ 17. Postanowienia końcowe

1. W sprawach nieuregulowanych w Regulaminie zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.
2. Usługodawca może zmienić Regulamin z ważnych przyczyn, w szczególności w razie:
   
   1. zmiany przepisów prawa,
   2. zmiany modelu działania Serwisu,
   3. rozwoju funkcjonalności,
   4. konieczności poprawy bezpieczeństwa lub zgodności prawnej.
3. O zmianie Regulaminu Usługobiorcy zostaną poinformowani w sposób przyjęty w Serwisie.
4. Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub nieskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień.
5. Regulamin obowiązuje od dnia jego publikacji w Serwisie.